创业酵母俞朝翎：无法保持高效专注，你的团队注定是“伪团队”

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近一段时间，全国各地疫情蔓延，部分城市进入疫情封控状态，“14天”、“7+7”、“2+12”以及“2+2+2+2...”轮番上演。居家办公，成为很多公司常态化的工作方式。其中也出现了团队沟通协作不顺畅、办公效率低下等问题。团队能否保持高效专注，成为了你最头疼的问题。无法保持高效专注，你的团队注定是“伪团队”。你无法带领团队杀出重围，高效地完成团队目标。那在困境下，如何才能保持高效专注呢？

做好任务分解，是第一步

1.关键任务的拆解

首先要学会关键任务的分解，进行目标拆解。通过OKR、KPI把控整个环节，员工能把很多碎片化时间分成小段去完成。当他每完成一小段时，就会有阶段性的成就感。因此，在日常管理中，你要让每个人都要拆解任务。比如上午要做什么，下午要做什么，每段时间都要有规划。

2.制定好详细流程

当你有一个任务时，要分成哪几步去完成。关键任务分解是分成一段一段的，每一段都要有详细的流程。这些流程都要在脑子里清晰地筹划出来。比如画鱼骨图，或者用一些流程工具，把它分拆出来。

3.定时跟进要点

抓团队业务时，要有跟进要点。比如这件事情大概一个小时能完成，作为管理者，你要设计跟进要点。设计出跟进节点后，要定期做检查，了解整体进度。同时要有明确的责任人，项目才会顺畅。前提是你要画出业务流，业务流要像剥洋葱一样一层层剥出来。业务流清晰了，KPI自然也会清晰明了。

4.设定结束时间

设定好，要有清晰的结束时间，什么时间是deadline，何时是要给到结果。要做检查，万一出现意外情况，该如何应对。在设计流程时，不是纯靠理论画出来，一定要预估到是否会有意外发生。你要有清晰的、从头到尾的业务流程图，才能高效地把任务分解到每个人。

团队协同，要会用三大工具

疫情居家在家，团队协同是最难的，每个团队都在做不同的事情。如何知道每个团队有没有按计划去完成？一定要有协同工具。工具背后是数据，数据就是过程数据。

从过程数据中，追踪业务进度，及时检查，做动态管理。那怎样才能牢牢把握团队的工作进度呢？

工具1.数据系统

提升工作效率，数据系统是很重要的工具。特别是做业务，过程指标非常重要。员工上午做了哪些事情，一定要在crm系统里进行反馈。每拜访一家客户要在工作群里，说明目前进度在哪，一个小时就要汇报一次。同时，要要求员工一心二用，边和客户打电话，边把录入拜访记录。一个电话打完，数据也就出来了，你就能及时做出反馈。

工具2.任务看板

反馈过程在群里，这就是任务看板。你能清晰地看到重点客户到哪一步了，员工可能会在哪个时间完成。你能有预估，会做好相应的准备工作。

工具3.会议工具

实现团队协同最大的工具，就是视频会议。如何开好会议呢？日常工作中，多数是做面对面会议。但居家办公，必须要用视频电话。通过视频会议，能看到员工的面部表情，员工有没有听懂你讲的话，哪些环节存在疑问。拜访客户也可以用视频会议，随时能保持良好的互动。

如何高效地开好一场会议？

1.会议安排头一天晚上发出

开会需要提前布置。比如开销售会议，销售会议的主题是什么？前一天晚上，要把会议安排发出来，每个人都能知道会议主题是什么。提前预约好大家的时间，大家就会清楚开会前要做哪些动作。要做到有会议，就提前告知。

2.要有主题

确定主题是非常重要的。罗列出会议中需要思考的点，不要打无准备之仗。因为开会的人越多，效率就越差。所以要写出思考，比如有三点要一起讨论。那针对每一个点，要写出难点是什么，容易达成的共识的是什么。同时，要预计会议时间，做好风险预估，出现会议中断的问题，该如何去解决。人多时，要确定好人数。

3.达成共识

人多时，达成一致是相当重要的。要提前训练发言人提供观点的逻辑——总分总。比如意见是什么，原因是什么，总结希望的是什么。只有进行不断地训练，员工才能做到在有限的时间内，表达出清晰的观点。

4.会后明确责任人、交付时间，发出会议纪要

要有会议记录者，输出一份清晰的会议纪要，形成电子文档。会议纪要，有三个关键点。第一，哪些观点是达成一致的。第二，明确责任人。第三，需要有交付时间。

提高工作效率的前提，是加快工作节奏

如何加快工作节奏？1.自我任务的分解 2.优先级排序 3.不要多任务 4.有限的时间内完成 5.复盘总结

创造一个良好的工作环境

1.专用的办公室 所谓的专用办公室是，进入这个区域，就知道要办公状态了。你要开辟出小的空间，要有办公桌、电脑等一切办公用品。第二，有上班的仪式感。所以要换掉居家服，穿上上班穿的衣服。

2.摆脱手机 第一，在专注事务时，要开启飞行模式，减少手机的干扰。第二，减少手机的干扰，就是关闭朋友微信圈。第三，是固定时间集中处理微信信息，每天睡前把微信信息清空。

3.跟家人约定好时间 跟家人约好时间，哪几时间段是可以来找你的，要获得支持。

4.及时跟公司沟通 要配合公司做好这三件事，每天开三个会，早会、午会和晚会。

5.照顾好自己 特别是单身汉，一定要照顾好自己的饮食起居，一日三餐是很重要的。同时，要适当锻炼身体，身体是革命的本钱，这是非常重要的。

时刻保持高效专注，你的团队才能成为一支“真团队”，你才能带领团队杀出重围，高效地完成团队目标。希望这些建议，能帮你的团队度过倦怠的瓶颈期。